System rejestracji działalności gospodarczej w Polsce przeszedł istotną zmianę w 2009 roku. Idea była szczytna i wpisywała się w szerszy kontekst deregulacji gospodarki, realizacja okazała się jednak daleka od oczekiwań. Przedsiębiorcy, którzy liczyli na szybsze i prostsze procedury, musieli skonfrontować swoje nadzieje z polską rzeczywistością biurokratyczną.
Pomysł „jednego okienka” pojawił się w odpowiedzi na liczne postulaty środowisk gospodarczych i rekomendacje Unii Europejskiej dotyczące uproszczenia procedur administracyjnych dla przedsiębiorców. Polska od lat zajmowała odległe miejsca w międzynarodowych rankingach łatwości prowadzenia biznesu, a skomplikowane procedury rejestracyjne były jedną z głównych barier dla nowych firm. Reforma miała być pierwszym krokiem w kierunku bardziej przyjaznego otoczenia biznesowego.
Niespełnione obietnice
31 marca 2009 roku wprowadzono w Polsce tzw. jedno okienko jako nową formę rejestracji działalności gospodarczej. Reforma miała uprościć proces zakładania firm – przedsiębiorca mógł składać wszystkie wnioski o wpis do poszczególnych rejestrów wyłącznie w urzędzie gminy. Teoretycznie miało to oszczędzić czas, pieniądze i energię potrzebną na odwiedzanie różnych urzędów. W praktyce system okazał się jednak nieskuteczny i nie przyniósł oczekiwanego przełomu.
Adam Ambrozik, ekspert Konfederacji Pracodawców Polskich, podsumował sytuację dosadnie: „Miało być jak nigdy, a wyszło jak zawsze”. Wskazał na dwa główne powody niepowodzenia reformy – brak odpowiedniego przeszkolenia urzędników gminnych oraz niedoskonałość przepisów. Szczególnie problematyczne okazało się założenie firmy w formie spółki prawa handlowego, wymagającej wpisu do KRS. Urzędnicy gminni często nie posiadali wystarczającej wiedzy o specyfice rejestracji spółek, co prowadziło do dodatkowych komplikacji i opóźnień.
Komplikacje dla spółek
Nowe przepisy wyeliminowały możliwość prowadzenia działalności w formie spółki w organizacji. Wcześniej przedsiębiorca mógł rozpocząć działalność po uzyskaniu NIP i zgłoszeniu do KRS, czekając na decyzję sądu o wpisie. Po reformie wszystkie czynności wykonywała gmina, przez co przedsiębiorca nie otrzymywał dokumentu potwierdzającego zgłoszenie do KRS.
To znacząco opóźniało moment rozpoczęcia działalności gospodarczej – przedsiębiorca musiał czekać na wpis dokonany przez sąd, co niekiedy trwało nawet kilka miesięcy. W przypadku spółek z o.o. oznaczało to zamrożenie wniesionego kapitału zakładowego i niemożność zawierania kontraktów. Dla wielu przedsiębiorców takie opóźnienie generowało realne straty finansowe i utracone możliwości biznesowe.
Dodatkowym problemem było to, że przedsiębiorcy, którzy już wcześniej prowadzili działalność i chcieli zarejestrować kolejną firmę, musieli ponownie przechodzić przez całą procedurę. System nie przewidywał uproszczonej ścieżki dla doświadczonych biznesmenów, traktując ich tak samo jak osoby zakładające pierwszą działalność.
Wydłużone procedury
Reforma wydłużyła również procedury w przypadku braków w składanym wniosku. Przed zmianami przedsiębiorca był wzywany do uzupełnienia dokumentów bezpośrednio przez instytucję, do której kierowano wniosek. Po reformie pośrednikiem stała się gmina. W praktyce oznaczało to, że gdy wniosek o nadanie NIP zawierał braki, urząd skarbowy informował o tym gminę, która następnie wzywała przedsiębiorcę do uzupełnienia dokumentów.
Ten wieloetapowy proces komunikacji znacząco wydłużał czas oczekiwania. Dokumenty krążyły między instytucjami, a przedsiębiorcy często nie mieli możliwości bezpośredniego kontaktu z urzędem, który zgłaszał uwagi do wniosku. Prowadziło to do sytuacji, w których nawet drobne braki formalne mogły opóźnić rejestrację firmy o tygodnie.
Perspektywa przedsiębiorców
„System jednego okienka miał być przełomem, ale w praktyce okazał się kolejną warstwą biurokracji” – tak komentował sytuację Marek Kowalski, przedsiębiorca z Warszawy, który próbował założyć spółkę z o.o. w kwietniu 2009 roku. „Spędziłem w urzędach więcej czasu niż przed reformą, a na wpis do KRS czekałem ponad dwa miesiące. W tym czasie nie mogłem normalnie prowadzić biznesu.”
Doświadczenia Kowalskiego nie były odosobnione. Wielu przedsiębiorców zgłaszało podobne problemy, a organizacje biznesowe zaczęły zbierać dane o czasie potrzebnym na rejestrację firmy. Okazało się, że w niektórych regionach kraju procedura trwała nawet dłużej niż przed wprowadzeniem reformy.
Szczególnie poszkodowani czuli się młodzi przedsiębiorcy, którzy nie mieli wcześniejszych doświadczeń z biurokracją. Dla nich skomplikowane formularze i niejasne procedury stanowiły dodatkową barierę wejścia na rynek. Poradniki „jak przetrwać jedno okienko” zaczęły pojawiać się w internecie, co dobrze ilustrowało skalę problemu.
Propozycje zmian
Eksperci KPP zaproponowali konkretne rozwiązania. Wskazali na konieczność wyeliminowania niepotrzebnych zaświadczeń o wpisie do rejestru REGON dla przedsiębiorców będących osobami fizycznymi. Postulowali także uporządkowanie obiegu dokumentów związanych z procedurą wpisu podmiotów do rejestru przedsiębiorców w KRS.
Kolejnym postulatem było zniesienie obowiązku zgłoszenia rejestracyjnego do ZUS. Zamiast tego informacje do urzędu statystycznego oraz skarbowego miałyby być wysyłane bezpośrednio przez sądy rejestrowe po ich otrzymaniu.
Konfederacja Pracodawców Polskich proponowała również wprowadzenie standardowych formularzy, które byłyby identyczne we wszystkich urzędach gminnych. Problemem był bowiem fakt, że niektóre gminy tworzyły własne wersje wniosków, co dodatkowo komplikowało proces rejestracji dla przedsiębiorców działających w różnych lokalizacjach.
Kontekst międzynarodowy
W tym samym czasie inne kraje europejskie skutecznie wdrażały nowoczesne systemy rejestracji przedsiębiorstw. Estonia wprowadziła w pełni elektroniczny system, w którym założenie firmy zajmowało kilkadziesiąt minut. Wielka Brytania uprościła procedury dla małych przedsiębiorców, a Hiszpania stworzyła sieć Punktów Szybkiej Obsługi Przedsiębiorców.
Na tle tych rozwiązań polskie „jedno okienko” jawiło się jako reforma połowiczna, która nie dotrzymała kroku najnowszym trendom w administracji publicznej. W międzynarodowych rankingach łatwości prowadzenia biznesu Polska nadal zajmowała odległe pozycje, co negatywnie wpływało na konkurencyjność gospodarki i atrakcyjność inwestycyjną kraju.
Organizacja Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD) w swoim raporcie z 2010 roku wskazała, że polski system rejestracji firm jest nadal zbyt skomplikowany i czasochłonny w porównaniu do większości krajów członkowskich. Eksperci OECD rekomendowali głębszą reformę, w tym wprowadzenie możliwości rejestracji online.
Przyszłość rejestracji firm
Adam Ambrozik podkreślał, że „docelowym i najlepszym rozwiązaniem w obszarze rejestracji firm jest system zero okienek – czyli wprowadzenie elektronicznej rejestracji przedsiębiorstw”. Według eksperta KPP, dopiero pełne wdrożenie takiego systemu i elektronicznego przechowywania danych o przedsiębiorcach mogłoby przynieść wymierne efekty w kwestii ułatwień w zakładaniu działalności gospodarczej.
Ministerstwo Gospodarki zapowiedziało zmiany, jednak w momencie publikacji artykułu nie były znane ich szczegóły. Ekspert KPP ocenił, że założenia propozycji ministerstwa są poprawne, jednak bez znajomości szczegółowych rozwiązań trudno było jednoznacznie ocenić ich skuteczność.
Jednocześnie wielu przedsiębiorców wyrażało obawy, że kolejne reformy mogą przynieść więcej zamieszania niż korzyści. „Potrzebujemy stabilnych i przewidywalnych ram prawnych, a nie ciągłych zmian” – komentował Janusz Piechociński, wiceprzewodniczący sejmowej Komisji Gospodarki. „Każda reforma wymaga czasu na wdrożenie i dopracowanie, a my ciągle zaczynamy od nowa.”
Wnioski dla polskiej administracji
Doświadczenia z wprowadzaniem systemu jednego okienka pokazały, jak trudne jest reformowanie polskiej administracji. Mimo szczytnych założeń, reforma nie przyniosła oczekiwanych efektów, głównie z powodu niedostatecznego przygotowania urzędów i braku spójnego podejścia.
Eksperci są zgodni, że kluczem do sukcesu w tym obszarze jest nie tylko zmiana przepisów, ale również gruntowna modernizacja infrastruktury teleinformatycznej administracji oraz przeszkolenie urzędników. Bez tych elementów nawet najlepsze rozwiązania prawne pozostaną martwą literą.
Jak podkreślał prof. Witold Orłowski, ekonomista i doradca ekonomiczny: „Nie wystarczy zmienić prawo, trzeba jeszcze zmienić mentalność i kulturę organizacyjną polskiej administracji. Dopóki urzędy będą funkcjonować w oparciu o papierowe akta i pieczątki, dopóty żadna reforma nie przyniesie przełomu w obsłudze przedsiębiorców.”
Historia jednego okienka pozostaje więc przestrogą i lekcją dla przyszłych reform administracyjnych w Polsce. Pokazuje, że droga do nowoczesnej, efektywnej administracji jest długa i wymaga kompleksowego podejścia, obejmującego nie tylko zmiany przepisów, ale również modernizację infrastruktury i zmianę kultury organizacyjnej.